Funcionalidades

O painel de agenda do NoviGest apresenta-se ao utilizador de forma simples e versátil.

Um calendário mensal encontra-se sempre visível e ajuda o operador a navegar ao longo do tempo, a distinguir entre dias abertos, fechados e feriados, bem como espelha de forma visual a taxa de ocupação para cada dia do mês.

Existem dois modos de visualização possíveis: vista mono-médico e multi-médico.

A vista mono-médico apresenta as marcações de um médico, e a vista multi-médico as marcações de todos os médicos em simultâneo e permite a visualização da agenda semanal de cada profissional.

Os horários dos médicos podem ser estabelecidos em turnos, isto é, num dia de manhã poderão existir turnos com a duração de 30 minutos e da parte da tarde de 15 minutos.

É sempre possível abrir agendas para os médicos recorrendo à criação de horários pontuais. Esta possibilidade é muito útil para médicos que não têm horários pré-estipulados e que se deslocam às clínicas apenas com agendamentos confirmados.

Nos atos de marcação é possível registar dados como o tipo de marcação (ex: urgente, vaga, ...), o estado da marcação (ex: confirmada, a confirmar, ...), a razão da primeira visita, etc.

Durante uma marcação e quando um paciente não existe é possível cria-lo no mesmo painel. 

A agenda do NoviGest possibilita o acesso à vista da sala de espera e disponibiliza um painel específico que permite a gestão de remarcações.

Uma vez que o painel da agenda se encontra integrado com o módulo de envio de mensagens SMS é possível ao operador saber se os seus pacientes receberam ou não informação lembrando da respetiva marcação.

O NoviGest é um software certificado pela AT (Autoridade Tributária).

A Tactis tem vindo a atualizar o NoviGest regularmente, de forma a garantir todas as imposições legais que garantem os procedimentos inerentes à respetiva certificação.

O modo-operandis do NoviGest encontra-se bastante orientado para a realidade das clínicas médicas, e permite a emissão dos diversos tipos de documentos financeiros essenciais à atividade das clínicas: Faturas, Faturas de Adiantamento, Fatura/Recibo, Notas de Crédito, Notas de Débito, Guias de Transporte, … .

A exportação do ficheiro SAFT é possível para a versão 1.04 de acordo com a portaria nº302-2016 de 2 de dezembro de 2016.

O NoviGest disponibiliza painéis clínicos diferentes em função das especialidades médicas.

Na especialidade de medicina dentária (ou estomatologia) o médico tem ao seu dispor um odontograma (adulto e misto) e a zona dos tecidos moles que permite obter informações visuais com respeito ao estado da boca do paciente.

Para as restantes especialidades, o odontograma é substituído por um painel parametrizável onde o médico poderá, por exemplo, registar para cada marcação o que observou, diagnosticou ou prescreveu ao paciente.

Os registos clínicos são sempre efetuados em contextos específicos: Consulta (efetuados na clínica), Plano (planeados ou para efetuar no futuro), História (efetuados fora da clínica como por exemplo antes da 1ª consulta na clínica) e Orçamento (tratamentos a serem aprovados pelo paciente). 

Em função do contexto, os registos clínicos assumem cores específicas no odontograma. Este comportamento confere ao médico a capacidade de rapidamente distinguir entre tratamentos: efetuados na clínica, planeados, efetuados fora da clínica e orçamentados.

Para cada registo clínico é sempre possível anexar informação suplementar através do registo de notas que estarão disponíveis no painel de histórico clínico do paciente.

Existem ainda registos específicos para os quais é solicitada informação adicional ao utilizador do NoviGest, como é o caso das restaurações compósito (nome, marca, dentina, corpo e esmalte); endodontia (tipo de lima, comprimento e largura), implantes (marca, modelo, diâmetro, comprimento, torque) e ortodontia fixa (arco, liga e forma).

É possível associar imagens aos pacientes e garantir a sua acessibilidade a partir de qualquer gabinete médico.

O histórico de prescrições de medicamentos é apresentado ao médico sempre que o software de prescrição usado é o NoviPem (NoviGest Prescrição Eletrónica de Medicamentos).

O painel clínico permite o acesso direto a informações complementares do paciente, nomeadamente aos orçamentos emitidos e ao histórico de conta-corrente.

A partir deste painel é possível configurar integrações com softwares de outros fornecedores, nomeadamente de radiologia digital e/ou de cefalometria.

Em termos de medicina dentária são também disponibilizados acessos diretos aos painéis específicos de periodontologia e de gestão de próteses e ortodontia.

De salientar a geração de avisos para situações em que os pacientes apresentam problemas de saúde (ex: alergias) e que têm que ser tidas em conta pelo profissional de saúde.

A gestão relacional com os pacientes poderá ser feita recorrendo aos campos relativos às notas de consultas e de agendamento.

A duração de cada consulta é contabilizada pelo NoviGest, bem como a apresentação da agenda do médico que é avisado a cada chegada de um paciente à sala de espera.

O NoviGest disponibiliza um conjunto de listagens necessárias à operação de gestão da clínica.

As listagens encontram-se agrupadas em contextos específicos: utilizador, backoffice e SAFT. 

O painel de listagens utilizador pode ser acedido por qualquer utilizador para extrair informações específicas da sua atividade com o NoviGest.

A partir deste painel os médicos podem aceder, por exemplo, à sua listagem de comparticipações bem como à listagem dos seus orçamentos aprovados, pendentes, recusados, por outro lado, as rececionistas podem aceder, a título de exemplo, à sua listagem para controlo da caixa, e à listagem de pendentes. 

Nas listagens de backoffice destacam-se as listagens de agenda, documentos contabilísticos, comparticipações aos médicos e comparticipações a entidades. 

No que concerne às entidades é importante referir a capacidade do NoviGest em gerar ficheiros específicos tal como: ADSE, ADMG, etc.

Tipicamente o acesso às listagens de backoffice encontra-se limitado de acordo com o perfil do utilizador.

De salientar que o NoviGest integra com a faturação online da ADSE. 

O NoviGest incorpora um módulo de estatísticas que permite ao utilizador obter dados que considera relevantes para a sua atividade.

O módulo possibilita que sejam efetuadas análises com base em cruzamento de dados de diversas categorias: agenda, consultas, orçamentos, tratamentos efetuados, tratamentos planeados, pacientes, … 

É possível exportar os dados analisados para folhas de cálculo e desta forma efetuar análises mais pormenorizadas sobre os resultados observados.

A partir dos dados obtidos é também possível efetuar ações que visam a comunicação com os pacientes e que vão desde o envio de SMS à geração de documentos parametrizados através da técnica de impressão em série (mail merge).

O NoviGest disponibiliza um módulo para a gestão de stocks das clínicas que inclui a gestão dos processos que decorrem desde a emissão de pedidos de cotação, emissão de encomendas até à receção das mesmas.

A cada clínica é possível parametrizar os motivos para registo de perdas, tipos de unidades, categorias de produtos, bem como os armazéns onde os produtos podem circular dentro da clínica.

A cada produto podem ser associadas caraterísticas como a referência e o prazo de validade, o que permite que a leitura dos produtos seja feita a partir de leitores de códigos de barra.

A gestão de stocks implementa um mecanismo de alertas com respeito às existências, que dá origem a avisos que vão desde níveis abaixo do stock ideal, stock mínimo e/ou validade.

O utilizador poderá verificar para cada produto, indicadores como o preço da última compra, o preço mínimo, o preço máximo e o preço médio.

A interface permite a geração de múltiplos relatórios: inventário, inventário valorizado, alertas, … .

O NoviGest dispõe de um sistema avançado para o envio de SMS.

Cada clínica poderá parametrizar o modelo de mensagem que pode enviar aos seus pacientes.

A plataforma permite configurar envios para lembrar de marcações, dias de aniversário, agradecimentos pós-consulta, agradecimentos por recomendações, …

O conteúdo das mensagens é definido pelo utilizador, bem como os horários e os dias de antecedência com que devem ocorrer os envios.

O envio de SMS permite diminuir drasticamente a ocorrência de faltas.

O NoviGest dispõe de uma funcionalidade que permite atualizar as fichas dos pacientes de acordo com os seus consentimentos – funcionalidade RGPD (Regulamento Geral de Proteção de Dados). 

Permite assim de forma automática saber quais os pacientes que já assinaram o consentimento, e quais as opções autorizadas. 

Os consentimentos podem ser gerados automaticamente do NoviGest para assinatura do paciente, podendo ser em papel ou em formato digital.